1. MANUAL
1.1 DEFINICIÓN
El Manual es un documento elaborado sistemáticamente en el cual se indican las actividades a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán ser realizadas, ya sea conjunta ó separadamente.
El Manual es un documento elaborado sistemáticamente en el cual se indican las actividades a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán ser realizadas, ya sea conjunta ó separadamente.
Para DUHAT KIZATUS MIGUEL A. “Es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo”.
Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes áreas de la organización, en concordancia con la misión, visión y objetivos de la dirección de la misma.
Para la integración de cada manual es importante informar los criterios tanto en la terminología como en la presentación de la información, con el propósito de que se establezca y mantenga un sentido de continuidad y de uniformidad.
La finalidad del manual es ofrecer una descripción actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. Por ello, un manual jamás podemos considerarlo como concluido y completo, ya que debe evolucionar con la organización.
1.2 OBJETIVOS DE LOS MANUALES
Dependiendo del grado de especialización del manual, podemos mencionar que sus objetivos son:
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·
· Presentar una visión integral de la forma en que opera la organización. (Manual de procedimientos).
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1.3 DISEÑO DE UN MANUAL:
a) Recopilación de la información
Con el propósito de obtener mayor colaboración de todas las áreas del organismo, es necesario comunicar por escrito que se requiere de apoyo y cooperación para elaboración de los manuales.
La recopilación de información podremos efectuarla mediante la investigación documental, observaciones, cuestionarios y entrevistas.
Mediante la investigación documental obtendremos, escritos, gráficas, leyes, instructivos reportes etc., que nos permitan conocer más a fondo la unidad administrativa que analizaremos.
b) Procesamiento de la información.
La información recabada debe seguir un procesamiento, para que pueda ser aprovechada al máximo, los pasos de este proceso de organización de la información, son los siguientes:
· Depuración
· Clasificación
· Análisis
El analista debe desarrollar una sensibilidad muy aguda para el manejo de la información, pues la resistencia al cambio, los diferentes intereses dentro de las estructuras impiden dar información completa, veraz y oportuna con relación a las funciones, actividades y responsabilidades de cada persona de la unidad administrativa.
c) Redacción
Debe analizarse muy afondo la redacción que ha de utilizarse en cada manual, teniendo en cuenta, a que personas va dirigido, el grado de especialización del manual, el posible uso ó frecuencia de consulta, etc.
d) Elaboración de gráficas.
Un apoyo importante a la redacción ó contenido de los manuales, son sin duda las gráficas, pues facilitan la comprensión de los manuales; las representaciones gráficas más comunes son:
· Organigramas.
· Diagramas de flujo, y
· Cuadros de distribución.
e) Formato y comprensión.
Un manual, cumple con su objetivo básico, el de ser consultado, cuando por su formato y orden invita al usuario a despertar sus dudas o inquietudes, tres características importantes que debe tener un manual son:
· Facilidad de lectura y/o consulta.
· Que permita hacer referencias rápidas y precisas.
· Respirar confianza por su apariencia y orden.
Es recomendable usar hojas intercambiables a fin de facilitar su revisión y actualización, además de usar numeración consecutiva con el total de hojas, al diseñar el formato de los manuales administrativos es usual el encabezamiento de páginas, donde se asienta la información básica de cada manual como: título del manual, título del procedimiento, fecha de publicación, número de página, etcétera, ésta información permite al usuario consultas rápidas.
f) Revisión y aprobación.
En la práctica, la revisión se efectúa en dos fases; durante la primera revisión, es conveniente efectuar reuniones con los participantes en la elaboración de los manuales, analistas, directivos y usuarios, todos ellos realizan una revisión al contenido de los manuales bajo los siguientes aspectos:
· Revisión justa y objetiva del material.
· Proporcionar críticas específicas y constructivas.
· Revisar a detalle y devolver los materiales rápidamente dentro de un plazo previamente acordado.
· Evitar cambios sólo por gusto personales.
Posterior a esta revisión, la segunda fase consiste en una revisión rigurosa final, a cargo del analista, directivos de la empresa, o personas a cargo; culminando con la aprobación de los niveles directivos de quien tenga a su cargo dichas responsabilidades.
Es importante establecer procedimientos que permitan la conservación y retención de los manuales administrativos, debido a las siguientes razones:
ü Por seguridad, ya que estos contienen información confidencial y en su caso datos que servirían a la competencia.
ü Por costo, pues la reposición de los manuales genera un gasto.
g) Actualización.
El valor de los manuales, como herramienta de trabajo, radica en la información contenida en ellos, por lo tanto el mantenerlos actualizados permite que cumplan con su objetivo, que es proporcionar la información necesaria para el desarrollo de actividades y funciones; se considera prudente la revisión y actualización de los manuales por lo menos en forma anual, siendo recomendable efectuarse cada seis meses.
La mayoría de los organismos no planean sus revisiones y actualizaciones, es decir las efectúan sobre la base de sus necesidades de actualización, por cambio de políticas, nuevos procedimientos, nuevos puestos, etcétera.
1.4 CLASIFICACIÓN DE MANUALES
La clasificación de los Manuales puede resumirse en Generales y Específicos:
ü Manuales Generales: son aquellos que contienen información de aplicación universal para todos los integrantes de la organización.
ü Manuales Específicos: son aquellos los cuales su contenido está dirigido directamente hacía un área, proceso o función particular dentro de la misma.
1.5 TIPOS DE MANUALES
1.5.1 MANUAL DE ORGANIZACION
Es un Manual que explica en forma general y concentrada todos aquellos aspectos de cumplimiento general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes para ayudarlos a conocer, familiarizarse e identificarse con ella.
En términos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, señala las áreas que la integran y la relación que existe entre cada una de ellas para el logro de los objetivos organizacionales.
Su contenido es muy variado y su impacto será el resultado de la creatividad y visión que los responsables de su elaboración redacten dentro de él. Dentro de este contenido se sugiere:
ü Historia y Descripción de la Empresa.
ü Misión, visión y objetivos de la empresa.
ü Legislación o base legal.
ü Estructura de la organización (organigrama General).
ü Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización en general (Organigrama por área)
ü Normas y políticas generales.
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1.5.1.1 Elaboración De Los Manuales De Organización
Antes de iniciar con la elaboración de un manual de organización, se debe determinar el ámbito de aplicación de los manuales es decir, si es general (para toda la organización) o específico (para un área determinada), situación que se establece mediante un diagnóstico situacional, en el se tratará de precisar:
· El grado de organización existente (si ha existido algún manual de organización anteriormente).
· El número de puestos y niveles jerárquicos.
· Objetivos generales y específicos.
· Funciones y responsabilidades.
· Perfil laboral sugerido, etcétera.
La forma de presentar este diagnóstico es en forma de reporte y se debe detallar hasta lo posible, acerca de los puntos antes descritos, así como las alternativas de solución sugeridas por el analista ó área encargada de la elaboración del manual (organización y métodos, modernización administrativa, métodos procedimientos, etc.).Debe dirigirse al máximo nivel jerárquico existente dentro de la empresa (director general, gerente general, consejo de administración, consejo de accionistas, etc.) pues será quien tenga que tomar la decisión de elaborar el manual.
1.5.1.2 Redacción
Los documentos deben ser redactados de forma:
a) Clara: su lectura no provocará falsas interpretaciones.
b) Concisa: se escribirán de manera secuencial las etapas específicas de la realización de la actividad.
c) Completa: no será necesario consultar otros documentos, salvo aquellos que se citen explícitamente en el propio documento.
Para facilitar el cumplimiento de los aspectos antes mencionados, se recomienda utilizar las siguientes reglas:
- Reducir el empleo de los verbos: ser, estar, encontrarse, haber, hacer, poner, decir y ver.
- Evitar la reiteración de ideas disponiendo a este fin de las siguientes reglas: poner en orden las ideas antes de escribir y evitar los detalles insignificantes, que son la causa del estilo difuso.
- Evitar la repetición de palabras utilizando alguna de las tres reglas siguientes: suprimir el vocablo; reemplazarlo por otro sin cambiar el giro de la frase o variar lo escrito dando otro giro a la frase.
- Si un sustantivo necesita de un adjetivo, no utilizar dos.
- El mayor enemigo del estilo es la lentitud.
- Emplear la palabra exacta, propia y adecuada.
- Colocar los adverbios cerca del verbo.
- Evitar las preposiciones en cascada.
- No abusar de las conjunciones parásitas: que, pero, aunque, sin embargo.
- No emplear vocablos rebuscados.
- No abusar de los incisos y los paréntesis.
- Como norma general, no colocar el verbo al final de la frase.
- Evitar las transiciones bruscas entre párrafos.
- No usar una metáfora, símil u otra figura del lenguaje que esté acostumbrado a ver escrita.
- No utilizar una palabra larga cuando pueda utilizar una corta.
- Si es posible eliminar una palabra, hacerlo.
- Nunca utilizar la voz pasiva cuando pueda usar la activa.
- No emplear palabras en otro idioma, un vocablo científico o de la jerga si puede utilizar una palabra del español corriente.
1.5.2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Es un instrumento administrativo básico para coordinación, dirección y control administrativo, que facilita la adecuada relación entre las distintas unidades administrativas de la organización; indicando al personal de la empresa las actividades a ser cumplidas y la forma como deben ser realizadas.
Tiene como propósito describir los procesos de la empresa. Las rutinas de trabajo deben ser agrupadas de tal manera que faciliten las consultas sobre el tema deseado y aseguren las orientaciones para ejecutar adecuadamente las actividades en vigor.
El manual debe presentar una descripción detallada de las rutinas de trabajo, acompañadas de los respectivos gráficos que faciliten su percepción y retención, y del modelo de los formularios, con las instrucciones para el diligenciamiento.
1.5.2.1 Importancia Del Manual De Procedimientos
Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditoría administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia.
Contiene un texto que señala las normas que se deben cumplir para la ejecución de las actividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de flujo, así como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los procedimientos que se describan.
1.5.2.2 Objetivos Del Manual De Procedimientos
El manual de procedimientos tiene como objetivos:
· Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones.
· Contribuir a la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.
· Servir de medio de integración y orientación al personal nuevo, que facilite su incorporación al trabajo.
· Facilitar el aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
· Ser un instrumento útil para la orientación e información al cliente.
· Facilitar la supervisión y evaluación del trabajo.
· Propiciar el mejoramiento de la productividad de la empresa.
1.5.2.3 Características Del Manual De Procedimientos
Un manual de procedimientos debe cumplir las siguientes características:
· Satisfacer las necesidades reales de la empresa.
· Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservación.
· Facilitar la localización de las orientaciones y disposiciones específicas. mediante una diagramación que corresponda a su verdadera necesidad.
· Redacción simple, corta y comprensible.
· Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios.
· Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones.
· Tener un proceso continuo de revisión y actualización.
· Facilitar, a través del diseño, su uso, conservación y actualización.
· Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la empresa.
1.5.2.4 Descripción de Procedimientos
Está integrado por la descripción de cada procedimiento de trabajo y las normas que giran alrededor de él; por lo tanto la integración de varios de ellos representa al Manual de Normas y Procedimientos.
La descripción de procedimientos abarca la siguiente información:
- Identificación del procedimiento.
- Nombre del Área de desempeño.
- Codificación.
- Descripción Genérica (objetivo).
- Normas generales.
- Responsable de cada una de las actividades que lo integran.
- Número de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades).
- Descripción de cada una de las actividades que lo integran.
1.5.2.5 Ventajas Del Manual De Procedimientos
Las principales ventajas de los manuales pueden resumirse en:
· Ayudan al incremento de la eficiencia, la calidad y la productividad.
· Son una fuente importante y constante de información sobre los trabajos en la empresa. Aumentando la predisposición del personal para asumir responsabilidades.
· Son un elemento importante de revisión y evaluación objetiva de las prácticas de trabajo institucionalizadas.
· Representan una restricción a la improvisación que aparece en la empresa de las más variadas formas.
· Constituyen un instrumento efectivo de consulta, orientación y entrenamiento.
· Facilitan el proceso de hacer efectivas las normas, procesos y funciones administrativas.
· Evitan discusiones innecesarias y equívocos.
· Ayudan a fijar criterios y patrones, así como la uniformidad en la terminología técnica. Con esto, facilita la normalización de las actividades administrativas y productivas. Constituyen una memoria institucional.
1.5.3 MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los manuales administrativos son una valiosa herramienta técnica que, contribuye a lograr una adecuada sistematización de los procedimientos administrativos de la empresa.
Tiene como principales objetivos servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación al organismo y proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales
1.5.3.1 Importancia de los manuales administrativos
Los manuales Administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.
Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.
Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.
Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.
1.5.3.2 Objetivos de Los Manuales Administrativos
Entre los objetivos y beneficios de la elaboración de Manuales Administrativos destacan:
ü Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización
ü Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área integrante de la organización.
ü Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa.
ü Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios.
ü Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisión innecesarias.
ü Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales.
ü Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general.
ü Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones.
ü Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas y procedimientos.
ü Servir de base para la dirección y capacitación del personal.
ü Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así como de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
ü Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y cambios que se realicen dentro de la organización en general o alguno de sus elementos componentes.
ü Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los demás integrantes de la organización.
ü Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y evita los conflictos inter-estructurales
1.5.3.3 Limitación De Los Manuales Administrativos
Indudablemente la elaboración y utilización de Manuales Administrativos también tiene sus limitantes como son:
ü Su diseño y actualización tiene un alto costo en términos de tiempo y dinero.
ü Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en algunas ocasiones son excesivamente rígidos y formales.
ü Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar confusión por ser muy amplios en su contenido.
ü Algunos de ellos son difíciles de interpretar y comprender, lo cual puede causar confusiones dentro del personal al momento de realizar sus funciones.
ü Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y en la mayoría de los casos voluminosos en contenido.
ü En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como herramienta para proteger sus derechos, es decir que no hacen nada adicional sino está establecido debidamente en el Manual.
1.5.3.4 Clasificación de los manuales administrativos
Podemos clasificar a los manuales administrativos en dos grupos; por su contenido y por su función específica,
v Por su contenido
· Manual de historia del organismo.
· Manual de organización.
· Manual de políticas.
· Manual de procedimientos.
· Manual de contenido múltiple (cuando trata de dos contenidos, por ejemplo políticas y procedimientos; historia y organización).
· Manual de adiestramiento o instructivo.
· Manual técnico.
v Por función específica
· Manual de producción.
· Manual de compras.
· Manual de ventas.
· Manual de finanzas.
· Manual de contabilidad.
· Manual de crédito y cobranza.
· Manual de personal.
· Manuales generales (los que se ocupan de dos o más funciones operaciones.)
1.5.3.5 Proceso De Elaboración De Manuales Administrativos
El primer paso en la elaboración de un manual administrativo, será la programación básica; para este fin, es recomendable seguir los siguientes pasos:
· Dividir la elaboración del manual en etapas bien definidas y en tramos cortos de tiempo.
· Determinar la secuencia de dichas etapas.
· Estructurar en forma de flujo la secuencia.
· Estimar el tiempo necesario para cada etapa de la secuencia, así como la unidad de medida de tiempo a usar (día, mes, bimestre, etc.).
· Estimar el tiempo total para la elaboración del manual.
Existen dos técnicas de programación que pueden ser usadas en la elaboración de manuales administrativos, las gráficas PERT y CPM, su uso puede ser por separado aunque con la combinación de ambas se obtienen mejores resultados.
Las siglas PERT significan “técnica de evaluación y revisión de programas“, las siglas CPM significan “método del camino crítico” otra técnica de programación útil para la elaboración de manuales es la gráfica de barras ó de Gantt, al igual que la gráfica PERT sirve para establecer gráficamente el proceso de elaboración de los manuales, lo que permite supervisar los avances y la aplicación de recursos
ü Para la elaboración de los Manuales Administrativos no existen reglas universales, ni metodologías pre-establecidas, solamente existen lineamientos lógicos para su conformación, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma:
ü Recopilación de información
ü Interpretación y diseño de la información
ü Elaboración del manual
ü Aprobación y actualización del manual
1.5.3.6 Diseño De Manuales Administrativos
Ø Recopilación De Información:
La recopilación de información dependerá de las condiciones específicas del manual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener presente el objetivo general y los objetivos específicos del Manual, definir a quienes estará dirigido, los términos que serán utilizados dentro de él y todos aquellos aspectos técnicos que se adecúen a las características particulares del documento.
La información debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la organización, obviamente para la elaboración de Manuales de tipo general, la información debe ser recopilada con ayuda de las altas autoridades, mientras que para la elaboración de los Manuales específicos la información debe ser recopilada directamente de los responsables de los procesos y las funciones objeto de estudio.
La información puede ser recopilada a través de entrevistas directas con el personal, cuestionarios y por medio de la observación directa, es recomendable utilizar las tres técnicas e interrelacionar la información resultante en cada una de ellas.
Ø Interpretación y Diseño de la Información:
La etapa de interpretación y diseño de la información, no es más que darle forma a la información recopilada bajo lineamientos técnicos y el criterio del personal encargado de elaborarlos.
Interpretar la información significa analizar en todos los datos recopilados, su importancia y aporte al diseño del Manual, probablemente mucha de la información no será necesario incluirla dentro del documento por considerar que no agrega ningún valor para los usuarios directos, pero también se puede determinar que aún hacen falta algunos otros datos y que es necesario realizar una segunda etapa de recopilación de información.
Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la información recopilada verbalmente contra la información que proviene de las respuestas a los cuestionarios y de lo observado durante la primera etapa.
La depuración y complemento de información es muy importante para no elaborar documentos administrativos que se alejen de la realidad, por lo que toda la información al momento de ser diseñada es importante que sea revisada por los entrevistados y aprobada por los funcionarios superiores de cada uno de ellos.
El diseño del Manual es darle forma a la información para crear un borrador que permita visualizar claramente el contenido del documento y realizar los ajustes necesarios para su mejor comprensión.
Ø Elaboración Del Manual:
La elaboración del Manual es la etapa más sencilla pero laboriosa de la metodología, su finalidad es la creación del documento final bajo lineamientos claros y homogéneos, utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la comprensión y la adecuada aplicación de los usuarios directos del documento y de todos los niveles jerárquicos de la organización. Debe evitarse el uso de tecnicismos exagerados a menos de que se trate de un manual específico para una tarea de tipo técnico.
Dentro de la elaboración del manual es importante incluir las conclusiones y recomendaciones que ayuden a facilitar la interpretación del contenido del mismo.
Ø Aprobación Y Actualización Del Manual:
La etapa de aprobación de los Manuales independientemente a su objetivo particular es de suma importancia para la adecuada utilización de los mismos y para el fomento de dicha cultura dentro de la organización en general.
El órgano encargado de la aprobación de los Manuales puede ser el Gerente General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comité específico para el efecto, etc. No importa quién o quienes lo aprueben lo importante es que se haga por medio de un mecanismo formal, ya que solamente de esa forma los Manuales serán consultados y respetados por todos los integrantes de la organización.
Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente, su elaboración será un trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos bastante altos.
Toda modificación y/o ampliación al contenido del Manual debe realizarse por medio de los encargados de la elaboración y diseño de los mismos, y a su vez ser aprobados por el órgano competente para que tenga la validez y el respaldo necesario. Cualquier modificación que se realice por separado y que no se comunique formalmente puede considerarse inválida y los responsables de llevar a cabo las actividades dentro de la organización podrán hacer caso omiso a las mismas.
1.5.4 MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES
Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.
Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que están divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la organización.
Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, así como su relación de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura organizacional, a que posiciones está subordinado directa e indirectamente y cuál es su relación con otros puestos de trabajo.
Al igual que el Manual de Normas y procedimientos también es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.
Está integrado por la descripción de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales para la contratación de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la integración de varias de ellos representan al Manual de Puestos y Funciones.
La descripción de puestos de trabajo abarca la siguiente información:
- Identificación del Puesto de Trabajo.
- Nombre-
- Área de desempeño-
- Codificación-
- Descripción Genérica (objetivo)
- Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto-
- Diarias o frecuentes.
- Semanales, quincenales, mensuales, trimestrales, semestrales, anuales, ocasionales o eventuales
- Requisitos del ocupante del puesto (perfil)
- Nivel académico
- Habilidades y destrezas
- Conocimientos técnicos y/o específicos.
1.5.5 MANUAL DE POLÍTICAS
Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable que se presenten en determinadas circunstancias.
Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones del organismo social.
· Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa.
· Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.
· Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.
Su importancia radica en que representa un recurso técnico para ayudar a la orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar cómo puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo.
También ayuda a los administradores a no repetir la información o instrucciones.
· Las políticas escritas requieren que los administradores piensen a través de sus cursos de acción y predeterminen que acciones se tomarán bajo diversas circunstancias.
· Se proporciona un panorama general de acción para muchos asuntos, y solamente los asuntos poco usuales requieren la atención de altos directivos.
· Las políticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados.
· El manual de políticas es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para ubicar en su puesto nuevos empleados.
Ø Manuales Generales de Políticas:
Abarcan todo el organismo social, incluye como elemento primario todas aquellas disposiciones generales como tipo fijo, las cuales en forma unilateral las establece cada área a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional.
Ø Manuales específicos de Políticas:
Se ocupan de una funciona operacional, un departamento o sección en particular.
Un manual no debe contener más que los apartados estrictamente necesarios para alcanzar los objetivos del manual previstos y mantener los controles indispensables.
1. Índice
ü Objetivos del Manual
ü Alcance
ü Como usar el manual
ü Revisiones y recomendaciones
2. Introducción
3. Organigrama
Ø Índice
El índice es una lista de aportaciones en el manual. Es decir es un esquema al que se le pueden añadir números o letras del alfabeto como referencia.
ü Alcance
Debe enfocarse a una explicación breve sobre la que abarca el manual de políticas.
ü Como usar el Manual
Indica al usuario todo cuanto tiene que conocer para utilizar el manual.
ü Revisiones y actualizaciones
Indica con quien debe hacerse contacto para señalar cambios o correcciones, o hacer recomendaciones respecto al manual de políticas.
Ø Introducción
Este apartado debe incluir una breve introducción del manual de políticas. Tiene como propósito explicar al usuario del manual lo que es el documento, que se pretende cumplir a través de el, su alcance, como usar este manual y cuando se harán las revisiones y actualizaciones.
Ø Organigrama
En este apartado se representara gráficamente la estructura orgánica.
Ø Declaraciones de Políticas.
En este apartado se deberán presentar por escrito, de manera narrativa las políticas por cada una de las unidades administrativas de que se trate.
1. Formular una lista de políticas, por función operacional (Finanzas, personal, auditoría interna, etc.), aplicable al organismo social que se trate.
2. Discutir la lista de políticas con los responsables de cada función operacional para:
ü Determinar una lista de las políticas que realmente se requieren definir.
ü Determinar una prioridad de políticas para ser desarrolladas.
ü Presentar un borrador de las políticas y discutirlas con los responsables del departamento correspondiente para su aceptación o modificación respectiva.
ü Aprobación de las políticas por la dirección superior.
ü Integrar las políticas al manual conforme éstas vayan siendo aprobadas.
1. Propósito: Describir de manera general y concisa el fin que se pretende lograr con el establecimiento de una política.
2. Definición: Precisar los conceptos básicos que se invocan en la política.
3. Contenido. Describir en orden numérico y de acuerdo a su importancia los lineamientos específicos necesarios para la aplicación de la política.
4. Responsables De Su Observación: Enunciar la(s) unidades orgánicas que deben observar las prácticas de la política.
El paso inicial para preparar un "Manual de políticas" es determinar lo que se desea lograr.
Una vez determinados los objetivos, habrá que ponerlos por escrito; cada tipo de manual tiene sus razones de ser, además todos los manuales administrativos tienen un propósito en común: "Obtener mejores resultados".
Posteriormente se iniciará la elaboración en sí del manual, iniciándose el procesamiento de la información, es decir; la integración propiamente de proceso de elaboración.
La elaboración de este borrador se debe poner a consideración de la alta administración, de los jefes de departamento y eventualmente de algunos empleados clave.
Este borrador debe ser cuidadosamente revisado, a fin de introducir las eventuales modificaciones. Desde luego las sugerencias que se aprovechen para la relación definitiva pueden proceder de los más diversos niveles jerárquicos (Jefes y empleados).
Para la elaboración del manual es muy importante uniformar criterios tanto en la terminología como en la presentación de la información, con el propósito de que se mantengan un sentido de continuidad y de unidad.
Pueden surgir durante la elaboración de manuales de políticas algunas dificultades al determinarse políticas y normas en forma escrita, ya que intereses particulares pueden producir resistencias o desinterés por determinar con éxito dichos manuales o bien en que no operen las especificaciones en los misinos de la manera establecida.
Algunas de las políticas que tratan con los niveles jerárquicos intermedios o inferiores son formuladas comúnmente por los jefes en sus respectivas áreas.
ü FORMATO. Para lograr un eficiente manual de políticas que ayude a llevar a cabo el trabajo administrativo, conviene analizar con cuidado el "formato" con el que debe presentarse cada manual, ya que de ello depende en gran medida la facilidad de lectura, consulta y estudio. Además de permitir hacer referencias rápidas y precisas e inspirar confianza por su apariencia y orden.
ü NUMERACION DE PÁGINAS. Después de seleccionar el formato, hay que decir cómo numerar las páginas. Existen tres métodos para numerar las páginas del manual de políticas y son:
a) Numeración consecutiva de páginas. Es el método más sencillo.
Pero también el menos flexible. En éste método las páginas se numeran en orden consecutivo a partir del número 1.
b) Numeración de páginas por secciones. Consiste en que, las páginas de cada una de las secciones se numeran consecutivamente y cada número de página va precedido por el de la sección y un guión.
ü ENCABEZAMIENTO DE PÁGINAS. Consiste en establecer una zona especialmente demarcada en la parte superior de cada página y que contiene cierta información básica, como el título de la política, número de control, unidad orgánica, fecha de elaboración y vigencia, etc.
Una vez elaborado el manual de políticas y para poder facilitar su implantación, se recomienda que sea autorizado por intervienen:
ü Por la .alta Administración, para darle la formalidad y el apoyo necesario.
ü Del responsable de la unidad administrativa que intervino en el proceso de que se trate, para asegurar su conformidad con la exactitud de su contenido.
ü De la unidad responsable de la elaboración de manuales administrativos, si la hay, o del grupo de técnicos en su caso.
ü Del consultor externo en su caso.
La "Distribución" del manual de políticas es un aspecto delicado, especialmente en organismos grandes. Conviene aclarar que un manual no debe ser distribuido íntegramente a todos los miembros del organismo.
En particular basta con que el personal subalterno reciba únicamente las instrucciones sobre las políticas que debe observar. Sólo los administradores, los ejecutivos y los jefes de departamento, pueden recibir las ediciones completas.
La indicación de haber sido dada la aprobación al manual de políticas por parte de los órganos competentes es uno de los elementos que deben siempre aparecer en el manual.
Las políticas se hacen anticuadas y para mantener su efectividad. Deben ser revisadas periódicamente en forma sistemática para ser reacomodadas y vueltas a enunciar, de acuerdo con las oportunidades y condiciones existentes.
Al fin de contrarrestar la obsolescencia, habrá necesidad de planear revisiones y actualizaciones por parte de la unidad administrativa y responsable (sistemas y procedimientos, organización y métodos) o de su equivalente.
· Actualizaciones Irregulares, Consiste en llevar a cabo actualizaciones de acuerdo a las necesidades (cambio de algunas política, eliminación, reestructuración, etc.).
· Actualizaciones Regulares. Consiste en establecer un programa de actualizaciones periódicas. Hay que realizar de acuerdo a un programa una revisión de los manuales de políticas. Guando menos una vez al año y, si los apartados cambian con rapidez. Será necesario efectuar esas revisiones dos veces al año.
· Recomendaciones Para La Actualización. Desde un punto de vista general, es conveniente recabar opiniones tanto en favor como en contra de una política existente, procurando obtener los hechos, analizarlos y aplicar el criterio en la forma más imparcial posible.
1.5.5.9 Ventajas del Manual de Políticas
Las ventajas que ofrece el manual de políticas es que permite:
a) Agilizar el proceso de toma de decisiones.
b) Facilita la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
c) Sirve de base para una constante y efectiva revisión.
d) Elaborar manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.
e) Establecer las responsabilidades y tareas correspondientes de cada área administrativa, así como su nivel jerárquico en la estructura organizacional.
2. REGLAMENTO
2.1 DEFINICIÓN
El reglamento es una norma jurídica de carácter general dictada por la Administración Pública y con valor subordinado a la ley. Los reglamentos son la consecuencia de las competencias propias que el ordenamiento jurídico concede a la Administración, mientras que las disposiciones del poder ejecutivo con fuerza de Ley tienen un carácter excepcional y suponen una verdadera sustitución del poder legislativo ordinario.
2.2 NATURALEZA JURÍDICA
El problema que plantea la naturaleza jurídica de los reglamentos estriba en la determinación de si trata o no de actos administrativos en un sentido estricto. Para una parte de la doctrina el reglamento, como todo acto de la Administración Pública regulado por el Derecho Administrativo, es un acto administrativo debiendo distinguirse entre actos administrativos generales y singulares, encuadrando los reglamentos dentro de los primeros.
Otra parte de la doctrina se exalta por entender que aunque procede de la Administración, el reglamento no es un acto administrativo, y que su encuadramiento se encuentra dentro de las fuentes del derecho administrativo. Difieren ambas concepciones en el procedimiento para su elaboración, el órgano de que emanan, el comienzo de su eficacia y la legitimación para su impugnación.
2.3 CARACTERISITCAS DE LOS REGLAMENTOS
Las principales características que deben tener los reglamentos son:
Ø Ser disposiciones de Carácter general: Al igual que la Ley, se dirige a la generalidad, que está obligada en su conjunto a respetarlo, incluso aunque no afecte a todos por igual, ya que puede estar dirigido a un determinado ámbito.
Ø Debe ser dictada por una administración: Proviene de un órgano administrativo y no de un órgano legislativo, aunque ya sabemos que las Cortes Generales, el Defensor del Pueblo o el Tribunal Constitucional, por poner algún ejemplo, pueden emitir Reglamentos para hacer frente a su actividad logística y de gestión de personal, pero los auténticos REGLAMENTOS (con mayúsculas) provienen de la Administración Estatal.
Ø Rango inferior a la ley: El Reglamento se sitúa siempre supeditado a la Ley. Las materias que pude regular la Administración por medio de un reglamento están igualmente determinadas por la Ley, no existen materias reservadas a la potestad reglamentaria en el sentido de que la ley puede entrar a regular cualquiera que con anterioridad haya sido regulada por el REGLAMENTO (salvo que la Constitución, claro está, haya reservado al reglamento determinadas materias, cosa que no ocurre con la vigente).
2.4 DIFERENCIAS ENTRE EL REGLAMENTO Y LA LEY
- El Reglamento tiene un rango inferior a la Ley ya que la Administración carece de representatividad general (o democrática). Se trata, por tanto, de normas de contenido básicamente técnico y no político. Generalmente viene a completar o desarrollar lo establecido en las leyes.
- El Reglamento siempre debe tener una justificación. Es una norma secundaria que debe encontrar esa justificación en la Ley.
- El Reglamento es plenamente enjuiciable por la jurisdicción ordinaria (se puede recurrir por la jurisdicción ordinaria) mientras que la Ley es inmune a la jurisdicción ordinaria y sólo puede ser recurrida ante el Tribunal Constitucional por aquéllos sujetos que estén legitimados para ello.
2.5 DIFERENCIAS ENTRE EL REGLAMENTO Y EL ACTO ADMINISTRATIVO
- Contenido ordinamental: El Reglamento tiene esta característica, el acto no. Significa que el reglamento, dada su condición de norma jurídica, enriquece el ordenamiento jurídico, tiene vocación de permanencia para regular situaciones futuras. El acto administrativo no tiene esta característica, esta permanencia, con lo que se agota con su cumplimiento. En el momento que es eficaz, “desaparece” del ordenamiento jurídico.
- Principio de inderogabilidad singular: significa que ningún acto administrativo puede derogar al reglamento en un caso particular. Es decir, la Administración debe aplicar por igual el reglamento a todas las situaciones que entren en su campo de aplicación, sin que sea posible excepcional su aplicación en un caso concreto. Ni siquiera si esa excepción es favorable al interés público.
- Los reglamentos de la Administración sólo pueden ser nulos de pleno derecho en el caso de que estén viciados. Los actos administrativos pueden ser nulos (nulabilidad) o anulables (anulabilidad).
Nulabilidad: Acto viciado. Se expulsa del ordenamiento y nunca tuvo validez.
Anulabilidad: Acto viciado con irregularidades de menor importancia. Habrá tenido vigencia y podrá ser subsanado.
Los reglamentos serán nulos cuando:
ü Vulneren a una norma superior.
ü Regulen materias reservadas a la Ley.
ü Incluyan normas de aplicación irretroactivas desfavorables.
- Generalidad: Los reglamentos tienen un carácter general en cuanto que van dirigidos a la colectividad mientras que los actos tienen un destinatario individual o colectivo individualizado.
Hay un tipo de actos que se sale de esta norma general. Se trata de los actos denominados “actos con destinatario plural”.
- Los reglamentos siempre son objeto de publicación oficial (en el Boletín Oficial de la Administración directamente a los ciudadanos interesados, a los destinatarios. La excepción a esta norma son los actos con destinatario plural que, pese a ser actos administrativos, son objeto de publicación oficial.
- El reglamento tiene la facultad de modificar situaciones previas e, incluso, derechos adquiridos. El acto administrativo no puede hacerlo.
- La potestad reglamentaria sólo corresponde a determinado tipo de órganos. No es una cualidad que tengan todos los órganos administrativos. Todos los órganos dictan actos administrativos porque es el cauce normal en el que concretan su actividad.
2.6 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LOS REGLAMENTOS
El procedimiento para la elaboración de un reglamento consta de 3 fases:
a. Iniciación: Se produce con la elaboración del proyecto por los servicios técnicos del órgano. Una vez elaborado dicho informe, se le incorporan los siguientes:
ü Informe sobre la necesidad y oportunidad de la elaboración del reglamento.
ü Memoria económica en la que se determina aproximadamente con carácter de alzada, el coste económico que supondrá la aprobación de ese reglamento.
b. Desarrollo :
Lo integran las siguientes fases:
Ø Deben evacuarse los informes y dictámenes siguientes:
ü Informe de la Secretaría General Técnica.
ü Dictamen del Consejo de Estado en los casos en que proceda (siempre procede en el caso de los reglamentos independientes).
ü Informe del Ministerio de Administraciones Públicas cuando el reglamento pueda afectar competencias de las Comunidades Autónomas.
Ø Se deben incorporar estudios y consultas de particulares o instituciones.
Ø Debe abrirse un periodo de audiencia e información pública para que los grupos de afectados por ese reglamento, o los ciudadanos en general, puedan realizar alegaciones. La información pública puede excluirse por resolución motivada cuando los grupos de afectados o las asociaciones que engloban intereses afectados por el reglamento hayan sido consultados o hayan intervenido anteriormente. Tampoco procede la información pública cuando se trate de reglamentos internos.
c. Aprobación:
La aprobación se realiza por el órgano competente y debe ser objeto de publicación oficial para su entrada en vigor.
Este procedimiento es aplicable a la Administración General del Estado. Las Comunidades Autónomas pueden establecer sus propios procedimientos. Los organismos públicos seguirán el procedimiento previsto en sus estatutos. Los entes locales siguen el procedimiento establecido en el art. 49 VIII de la Ley de Bases de Régimen Local. Este procedimiento consta de 4 fases:
· Aprobación inicial del pleno
· Plazo de 30 días de información pública y audiencia para que los ciudadanos puedan presentar alegaciones.
· Resolución de las alegaciones, sugerencias y reclamaciones presentadas.
· Resolución definitiva del pleno y publicación oficial en el Boletín Oficial de la provincia.
2.7 POTESTAD REGLAMENTARIA
Se llama potestad reglamentaria al poder en virtud del cual las Administraciones públicas dictan reglamentos. Es por tanto la potestad (o poder), más grave y necesitada de mayor profundidad al ser ejercida, pues implica la participación en la formación del ordenamiento legal.
2.7.1 FUNDAMENTOS DE LA POTESTAD REGLAMENTARIA
Como justificación de esta potestad, Garrido Falla señala las siguientes razones:
v La Cámaras legislativas son órganos políticos y no técnicos, lo que les dificulta la tarea de confeccionar reglamentos, dado que estos tienen que regular actividades concretas y especializadas.
v La gran movilidad de las normas administrativas exige que éstas no tengan rango de ley, para su derogación o sustitución de forma rápida.
v La amplia esfera discrecional del Poder ejecutivo, que hace aconsejable que la propia Administración se autolimite dictando reglamentos.
v La oportunidad de atribuir determinadas materias al Poder ejecutivo, puesto que el legislativo no puede preverlo todo.
2.7.2 Límites de la potestad reglamentaria
El primer límite para la aprobación válida de un reglamento es que el órgano que lo dicta tenga competencia para ello.
Ø Límites materiales de la potestad reglamentaria son también las materias no administrativizadas, entre las que tradicionalmente se incluye la materia civil, penal, procesal, aunque haya ejemplos de reglamentos de algunas de ellas. (arrendamientos rústicos, registro civil, etc.).
Ø condiciones que limitan en general el ejercicio de las potestades de la Administración, como la adecuación a los hechos que se trata de regular y el respeto a los principios generales del derecho.
Ø necesidad de observar el procedimiento en cada caso establecido.
Ø Límites formales.- tenemos:
ü Competencia para dictar reglamentos
ü Jerarquía normativa
ü Procedimiento para su elaboración
Ø Límites sustanciales
ü Respeto a los principios generales del Derecho, en especial la interdicción de la arbitrariedad
El ejercicio de la potestad reglamentaria está sometido jurídicamente a límite que no deben ser violados. Estos límites derivan de una parte, del principio de Reserva de ley y de otra de la propia naturaleza de los reglamentos administrativos en cuantas disposiciones subordinadas a la ley.
Esta diversa posición ordinamental de la ley y el reglamento se expresa en el principio llamado RESERVA DE LEY, principio tributario del Estado liberal, según el cual la libertad y la propiedad de los ciudadanos sólo podían ser limitadas por la Asamblea legislativa y, justamente, a través de la ley como expresión de la voluntad popular.
2.7.2.1 Principio De Supremacía de la Ley tiene Dos Manifestaciones:
a) La RESERVA MATERIAL DE LEY: Que comprende el conjunto de supuestos o materias respecto de los cuales la Constitución exige su regulación por norma con rango de ley. Esto supone, obviamente, que aunque la ley no las regule, en ningún caso estas materias pueden ser reguladas por normas reglamentarias. Si, a pesar de ello, dichas materias sujetas a reserva se ordenasen por normas reglamentarias, éstas serían nulas por contradecir los preceptos expresos en que la Constitución establece la reserva.
b) La RESERVA FORMAL DE LEY: Opera al margen de las concretas previsiones constitucionales y significa que cualquier materia por mínima o intranscendente que sea, cuando es objeto de regulación por ley, ya no puede ser normada por un reglamento. Asistimos así a una elevación automática del rango de dicha materia que la convierte en inaccesible a la potestad reglamentaria, salvo claro está que la propia ley remita a un desarrollo posterior de alguna de sus partes por medio de un reglamento.
2.7.3 TITULARES DE LA POTESTAD REGLAMENTARIA
ü El Gobierno aprueba Reales Decretos.
ü Las Comisiones Delegadas del Gobierno: Órdenes Acordadas por las Comisiones Delegadas del Gobierno.
ü Los Ministros: Órdenes Ministeriales.
ü Las autoridades y los órganos inferiores (Secretarías de Estado, Subsecretarías, Directores Generales): Resoluciones, circulares, instrucciones.
2.7.4 INDEROGABILIDAD SINGULAR DE LOS REGLAMENTOS
Las resoluciones administrativas de carácter particular no pueden vulnerar lo establecido en una disposición de carácter general aunque aquellas tengan grado igual o superior a éstas.
2.8 CLASIFICACIÓN DE REGLAMENTOS
Los reglamentos son actos normativos dictados por la administración en virtud de su competencia propia, sea cuál sea del órgano administrativo del que emana atendiendo a sus efectos.
a) Por su relación con la ley:
· Reglamento Independientes: Son aquellos que regulan materias en las que no se ha producido una regulación por ley que haya establecido una reserva formal y que, al propio tiempo, no estén protegidas por la reserva material de ley. Los reglamentos independientes presentan carácter interno y organizativo, bajo ningún concepto podrá regular materias jurídicas de ámbito normativo a la administración.
· Reglamento ejecutivo: Son los que de una forma clara y directa desarrollan y complementan una ley, normalmente porque la ley misma ha llamado e impuesto el dictado de un reglamento de estas características; que a su vez tienden a desarrollar el trabajo contenido preestablecido por la ley, es decir, la ley se dedica a regular unos principios básicos y el reglamento procederá a su desarrollo.
· Reglamento de necesidad: Son aquellas normas que dicta la Administración para hacer frente a situaciones extraordinarias; tienen carácter textual y urgente, posee por objeto garantizar los valores sociales supremos, no puede contradecir lo establecido por ley.
b) Por razón de la materia
· Reglamento Administrativo: Son los que regulan la organización administrativa y, asimismo, los que se dictan dentro del ámbito de una relación especial de poder; incluso cuando su ámbito de actuación se circunscribe a la regulación de los aspectos orgánicos y funciones de la administración pública atendiendo a la relación con la ley.
· Reglamentos Jurídicos: Se consideran normas jurídicas las que desde la colaboración con la ley aportan una clara finalidad reguladora sobre la materia; además regulan o establecen derechos o imponen deberes en el ámbito de la relación de supremacía general, es decir, la establecida entre las Administraciones públicas y el conjunto de los ciudadanos.
c) Por su origen:
· Reglamentos Estatales: Los que provienen del gobierno, al que el art. 97 de la CE atribuye explícitamente el ejercicio de la potestad reglamentaria y se aprueban y publican bajo la forma de Real Decreto.
· Reglamentos Locales: La Ley Reguladora de las Bases de régimen Local distingue el Reglamento Orgánico de cada Entidad, por el que cada Ente se organiza, de las Ordenanzas locales, que son normas de eficacia externa de la competencia del Pleno de la Entidad, y los Bandos, que el Alcalde puede dictar en materias de su competencia.
· Por último, y con subordinación a los reglamentos de los Entes territoriales de los que son instrumento, puede hablarse de los reglamentos de los Entes Institucionales (Organismos autónomos estatales, autonómicos y locales) y reglamentos de los Entes corporativos (Colegios Profesionales).
d) Según su contenido
Es la clasificación más importante a efectos de la relación Administración y administrado. Se distingue entre:
· Reglamentos internos o de organización: Que carecen de trascendencia directa sobre la esfera de los administrados y agotan su eficacia en la propia Administración.
1. Reglamentos externos o de relación: Que disciplinan las relaciones con los administrados o incluso inciden en el ejercicio de derechos (por ejemplo: Reglamento de Actividades Molestas, Insalubres, Nocivas y Peligrosas)
CONCLUSIONES
v Para la elaboración de un manual es importante tener en cuenta que el profesional encargado de su preparación tenga lo necesario para observar y recolectar la información de cómo se realizan las actividades especificas de cada persona, debiéndose complementar con la información que obtenga mediante la aplicación de cuestionarios y entrevistas, previamente diseñadas; las cuales permitirán conocer información específica de un gran número de personas que laboran en la organización.
v Se debe Planear las actualizaciones de los manuales ya que permite a los organismos un mejor mantenimiento de sus manuales administrativos, porque a través de un esquema por secciones ó áreas se ejerce menor presión sobre los encargados de las revisiones; cuando existen cambios, adiciones ó supresiones en alguna sección se analizan y se efectúan, en caso de ser procedentes, dentro del período programado para esta sección, es necesario llevar un registro de cada cambio ó modificación a los manuales administrativos, notificando a los colaboradores de la organización sobre estos para un mejor manejo de la información.
v Un manual sin revisión y análisis cuyo contenido permanezca estático se convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta útil puede constituir una barrera que dificulte el desarrollo de las actividades de los trabajadores y por ende el cumplimiento de los objetivos de la organización.
v El uso de aplicaciones de sistemas permite el acceso a la información disponible de forma rápida; lo cual se puede obtener mediante una adecuada división del Manual en Subsistemas, donde se agrupen las medidas asociadas a un tema o aspecto específico; de esta manera la consulta de los manuales podrá llevarse a cabo de una forma rápida y efectiva.
RECOMENDACIONES
v Es aconsejable que la elaboración del manual dependa de la información y las necesidades de cada empresa, para que así, podamos determinar con que tipos de manuales debemos contar, ya que cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier área componente de la organización.
v Es recomendable establecer un periodo de tiempo suficiente para le redacción del manual, permitiendo con ello al profesional encargado trabajar sin presión; en la medida de lo posible, si el presupuesto lo permite, se debe contratar a un especialista, quien se encargue de la revisión final de la redacción de los manuales, permitiendo con ello un lenguaje sencillo claro, preciso y comprensible para el entendimiento de los trabajadores.
v El Manual debe constituir una herramienta de capacitación de la empresa, por lo cual debe ser didáctico. Para alcanzar este objetivo puede establecerse en los diferentes tipos de regulaciones una sección de definiciones, que recoja el significado de los términos utilizados, así como una de Aspectos Generales donde se describan brevemente los fundamentos teóricos que sustentan el objeto de regulación abordado en el documento, de manera que despierte el interés por su lectura.
v Es recomendable elaborar el manual para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización; porque en él se establecen las normas y procedimientos a seguir para garantizar la administración efectiva y adecuada de la organización.
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